La sobrecarga de trabajo es una realidad cotidiana para muchas personas: reuniones, visitas de clientes, emails, imprevistos de última hora.
¿Te suena familiar? No estás solo. Desafortunadamente, la sobrecarga de trabajo acaba afectando a lo realmente importante, alejándonos de nuestros objetivos reales.
Luceño-Moreno y su equipo han descubierto que reducir el estrés y mejorar la regulación emocional permite transformar el caos en claridad y la ansiedad en avance.
En este artículo te explicamos las 5 estrategias que puedes usar para reducir tu carga de trabajo y recuperar el control.
Estrategia 1 – Evita la sobrecarga de trabajo: Define tus Objetivos Reales
La herramienta más poderosa que tienes para controlar tu tiempo es tu propósito. Cuando defines bien tus metas a corto, medio y largo plazo, puedes empezar a decidir con sentido.
Por tanto, siéntate con calma y reflexiona sobre lo que quieres conseguir y cómo podrías alcanzarlo. Este es el primer paso para saber priorizar tu tiempo.
Beneficios de tener claros tus objetivos
- Reduce la dispersión mental.
- Aumenta la motivación al ver progreso.
- Clarifica qué merece tu energía cada día.
Pongamos un ejemplo. María es responsable de marketing en una PYME del sector agroalimentario y se siente desbordada con todas sus tareas pendientes.
Para retomar el control de su tiempo, decidió dedicar los lunes por la mañana a planificar su semana en función de tres objetivos clave: fidelizar clientes, mejorar el embudo de conversión y delegar tareas operativas.
Tras dos semanas aplicando esta estrategia, María rebajo considerable su nivel de estrés y se siente más tranquila en el trabajo.
Estrategia 2 – Radiografía de tu Realidad: Haz un Análisis Personal
Para reducir tu sobrecarga de trabajo necesitas conocer tu realidad.
Una herramienta útil puede ser aplicar el análisis DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas, Oportunidades) las causas que afectan tu gestión del tiempo.
Beneficios de realizar una análisis personal de tu gestión del tiempo
- Te ayuda a identificar bloqueos internos (como la procrastinación).
- Permite ver oportunidades de mejora que antes no veías.
- Empodera tu toma de decisiones.
Continuamos con el ejemplo de Maria. Tras trabajar varias semanas en un proyecto, María se da cuenta que no avanza todo lo que debería.
Decide analizar sus organización del tiempo con un DAFO y descubre que su mayor amenaza era su adicción a revisar emails cada 10 minutos. Su oportunidad: automatizar respuestas y establecer 2 bloques diarios para responder.
Estrategia 3 – El Termómetro del Tiempo: Mide en Qué se Va tu Día
Esta estrategia consiste en registrar todas tus tareas durante una semana.
Hay que rellenar el registro con honestidad indicando cómo usas cada franja de tu día (tiempo productivo, reactivo, disperso).
Lo habitual es establecer franjas de 1 hora para poder ser más exactos y poder identificar las posibles áreas de mejora
Beneficios de conocer tus hábitos diarios
- Toma de conciencia sobre hábitos improductivos.
- Permite redirigir tu energía a lo esencial.
- Mejora tu percepción de control (clave para reducir ansiedad).
María decidió rellenar durante dos semanas una plantilla Excel en la que indicaba que había realizado la hora anterior y como consideraba que era su productividad.
María identificó cuales eran sus horas de mayor productividad y cuales sus horas valle. Esta información le permitió dedicar sus horas de máxima productividad a las tareas más complejas y dejar las tareas rutinarias para sus horas valle.
Estrategia 4 – El Calendario Consciente: Planifica para Vivir Mejor
Esta estrategia no consiste solo en agendar tareas en Outlook. Se trata de priorizar, poner fechas límite, distinguir lo urgente de lo importante y crear bloques de tiempo.
Si quieres saber más sobre como clasificar tus tareas, este artículo puede interesarte: Organiza tu tiempo con la Matriz de Eisenhower.
Beneficios tener una buena planificación
- Disminuye el agotamiento mental.
- Mejora la eficiencia sin sacrificar tu salud.
- Refuerza la sensación de autoeficacia.
María se ha inscrito en un curso de creatividad en publicidad. Está muy interesada en este curso y quiere dedicarle el tiempo suficiente.
Para ello empezó a utilizar una agenda de papel en la que se bloqueó una hora semana para poder realizar el curso.
Por primera vez, terminó un curso sin sentirse agotada y ahora puede aplicar todo lo aprendido en su trabajo.
Estrategia 5 – Evaluación y Aprendizaje: Evita la sobrecarga de trabajo
Las tareas y las prioridades cambian a lo largo del tiempo. Por tanto es recomendable revisar nuestras estrategias para evitar la sobrecarga de trabajo.
Por ejemplo, cada dos semanas, puedes revisar lo que funcionó y lo que no. Ajusta sin culpa. Esto es un proceso de aprendizaje continuo, no una carrera perfecta.
Beneficios evaluar los resultados y adaptarse
- Favorece la flexibilidad mental (clave en entornos cambiantes).
- Disminuye la frustración y el perfeccionismo.
- Refuerza el compromiso con tu bienestar y tus metas.
Las nuevas estrategias han mejorado la calidad de vida de María. Sin embargo, se acerca la campaña de verano y necesita reajustar sus objetivos.
María es consciente que tiene que trabajar duro las próximas semanas, pero ha decidido cambiar su “todo tiene que salir perfecto” por “¿qué puedo mejorar esta semana?”.
Este nuevo enfoque permitió que ella y su equipo se sintiesen más motivados y cohesionados.
Conclusión
La cultura laboral actual nos empuja a estar siempre disponibles, siempre produciendo. Pero la sostenibilidad (la real, la humana) empieza por planificar con sentido.
El equipo de Luceño-Moreno et al. (2025) aplicó un programa para reducir síntomas de ansiedad y a mejorar la regulación emocional en el trabajo. Y lo mejor: no necesitas grandes recursos, solo compromiso contigo mismo y el acompañamiento adecuado.
Si sientes sobrecarga de trabajo y quieres entrenar las habilidades de estes artículo, podemos ayudarte.
En Interfocus ayudamos a transformar esta sobrecarga en una oportunidad de crecimiento. Porque organizar el tiempo no es una técnica: es un acto de cuidado personal.
Si quieres saber más sobre nuestros servicios, puede contactarnos a través de nuestro formulario o dejarnos tu comentario al pie de este artículo.
Bibliografía
Alvarez Sainz, M., Ferrero, A. M., & Ugidos, A. (2019). Time management: skills to learn and put into practice. Education+Training, 61(5), 635- 648. https://doi.org/10.1108/ET-01-2018-0027
Kordzanganeh, Z., Bakhtiarpour, S., Hafezi, F., & Dashtbozorgi, Z. (2021). The relationship between time management and academic burnout with the mediating role of test anxiety and self-efficacy beliefs among university students. Journal of Medical Education, 20(1), 1-6. https://doi.org/10.5812/jme.112142
Luceño-Moreno, L., Talavera-Velasco, B., Esteban-Gonzalo, S., & Vázquez-Estévez, D. (2025). Impact of a strategic time management programme on burnout, anxiety, depression, and emotional regulation in university students. Ansiedad y Estrés, 31(1), 1–7. https://doi.org/10.5093/anyes2025a1