La digitalización debe centrarse en las personas y utilizarse para mejorar capacidades humanas. Es decir, el objetivo debe ser mejorar, no reemplazar.
Muchas empresas quieren implementar la digitalización y automatización de los procesos, pero en muchos casos encuentran gran resistencia por parte de sus equipos.
Para que el proceso de digitalización sea un éxito, el proceso de cambio debe enfocarse como una oportunidad de potenciar las capacidades reales de tus empleados.
En este artículo te doy cinco estrategias para transformar esta transición en una oportunidad de aprendizaje, motivación e innovación para tu equipo.
Estrategia 1: Propósito compartido: alinear tecnología y misión del equipo
El primer paso es comunicar claramente cómo las nuevas herramientas mejorarán el trabajo diario y ayudarán a obtener los objetivos.
Entender la utilidad de las herramientas genera un sentido de propósito y utilidad.
Beneficios entender la utilidad de la digitalización
- Aumenta la aceptación y el compromiso con la mejora continua.
- Reduce la resistencia al cambio y la ansiedad un cambio de rutinas.
- Refuerza identidad grupal y sentido de pertenencia.
Juan dirige una agencia de marketing y va a instalar un nuevo CRM. En presentación del CRM, explica a su equipo que la nueva herramienta va a automatizar tareas rutinarias.
También explica que al quitar tareas rutinarias, todos van a disponer de más tiempo para dedicarse al trabajo creativo.
Estrategia 2: Formación iterativa: aprendizaje práctico y acompasado
Todo cambio de rutinas genera resistencias. Por tanto, planifica una transición gradual. Comienza con una formación y da un tiempo para usar la herramienta en modo “demo”.
Durante las primeras semanas, utiliza los errores en el manejo de la herramienta como una forma de aprendizaje, hasta que tu equipo se familiarice con la nueva herramienta.
Si quieres saber más sobre cómo gestionar el error, este artículo puede interesarte: Gestionar el Error con Indagación Apreciativa.
Beneficios de implementar el cambio de forma gradual
- Mejora la percepción de competencia y reduce la ansiedad ante el cambio.
- Fomenta la resiliencia y capacidad adaptativa individual y grupal.
- Promueve aprendizaje continuo y curiosidad.
Durante la primera semana de implementación del CRM todos pueden trabajar con la herramienta en modo pruebas. Tras esta semana, comienzan a utilizar el nuevo CRM para realizar todas las tareas.
Como es normal, se comenten errores, pero estos errores no se penalizan. Cuando se detecta un error, se comparte entre todos y se corrige para que todos aprendan a usar correctamente la herramienta.
Con esta estrategia, pasados 3 meses toda la plantilla es capaz de usar la nueva herramienta con normalidad.
Estrategia 3: Autonomía guiada: dejar espacio para proponer mejoras digitales
Si quieres implementar la digitalización de procesos tienes que permitir que los equipos propongan mejoras para que la herramienta sea más eficiente.
Recuerda que tu equipo es el que está en contacto directo con la necesidades reales del cliente. Su conocimiento vale su peso en oro para conseguir mayor rendimiento con la digitalización.
Beneficios de implementar las mejoras propuestas
- Fomenta la innovación interna y sentido de pertenecia.
- Aumenta la percepción de control del equipo y su motivación intrínseca.
- Evita la sensación de amenaza ante una herramienta impuesta.
Pasados los tres primeros meses, Juan pregunta a su equipo que se puede mejorar del nuevo CRM. Las posibles mejoras se debaten entre todos y se seleccionan las mejores.
Estos cambios se van implementando para conseguir que el CRM se adapte cada vez más a las necesidades del equipo y de los clientes.
Estrategia 4: Espacio para el reframing: convertir esfuerzos en oportunidades
El proceso de digitalización es un cambio muy drástico de la forma de trabajo, por lo que es aconsejable abordarlo como un “reto común”.
Tras superar el proceso de cambio, es aconsejable celebrar esta situación de aprendizaje grupal que ha permitido a todos mejorar a nivel profesional, y personal.
Beneficios de celebrar de los éxitos
- Promueve crecimiento personal tras una situación de estrés.
- Reduce el impacto emocional del cambio y fortalece la resiliencia.
- Construye una cultura de aprendizaje colaborativo.
El nuevo CRM ya se usa con normalidad en la empresa de Juan. Para celebrarlo, Juan realiza un pequeño aperitivo en la oficina en la que agradecer a todos su esfuerzo.
Este pequeño gesto, ha permitido que su equipo se sienta más satisfecho con el trabajo realizado. Este buen ánimo se refleja también en la próxima medición de clima laboral.
Estrategia 5: Apoyo constante: salud mental como parte de la digitalización
Desarrollar entornos de trabajo que preserven un nivel aceptable de seguridad psicológica es imprescindible para que la digitalización se integre correctamente.
Una buena estrategia es establecer la cultura del feedback dentro de la organización. Si quieres saber más sobre este tema, este artículo puede interesarte: Estrategias efectivas para dar feedback constructivo a tu equipo.
Beneficios de crear entornos de trabajo saludables
- Disminuye síntomas de ansiedad o burnout.
- Refuerza el compromiso organizacional, reduce rotación.
- Cree un entorno estimulador y sostenible.
Juan ha contratado externo un curso para su equipo sobre comunicación asertiva. Este curso forma parte de su estrategia para implementar la cultura del feedback en la organización.
Juan quiere que todos sean capaces de comunicar las posibles mejoras y aceptar críticas constructivas de compañeros y responsables.
Conclusión para adaptase a la digitalización
La digitalización no es una amenaza si se lleva a cabo desde una visión psicológica centrada en las personas. El objetivo es “mejorar, no reemplazar”.
Una buena estrategia puede transformar la avesión al cambio en motivación por el nuevo aprendizaje.
Un equipo bien acompañado y con autonomía para innovar, es capaz de adaptarse y generar valor real: no se trata solo de tecnología, es un salto cultural y psicológico.
La psicología, a través del coaching empresarial, también permite entrenar nuevas habilidades de liderazgo para prevenir la desmotivación laboral y aumentar el rendimiento de los equipos.
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Bibliografía
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Alberts, L., Lyngs, U., & Lukoff, K. (2024). Designing for sustained motivation: a review of self‑determination theory in behaviour change technologies. ACM Digital.
