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Mejora tu Productividad: Descubre las 5 Claves para Planificar tu Tiempo Eficientemente

Dibujo con tres personas enfrente de un tablero colocando postit. A la izquierda hay un despertador, un calendario y un reloj de arena

En nuestras sesiones de coaching solemos escuchar “me gustaría hacer esto, pero no tengo tiempo”, “el día solo tiene 24 horas: no me da tiempo a hacerlo todo” o el recurrente “no doy abasto”.

En muchas ocasiones, nuestros clientes disponen de poco tiempo para realizar todas sus tareas. Sin embargo, en muchas casos la falta de planificación y el agobio de iniciar una nueva tarea suelen estar detrás de esta “falta de tiempo”.

En este artículo vamos a explicar los pasos que seguimos en las sesiones de coaching para planificar el tiempo de trabajo para conseguir los objetivos y reducir el estrés.

Paso 1: ¿Qué quieres conseguir?

La planificación del tiempo no consiste en rellenar huecos en una agenda.

Para realizar una buena planificación de nuestro tiempo, lo primero que tenemos que saber es qué queremos conseguir. Para ello tenemos que fijar objetivos claros.

Los objetivos deben de estar alineados con nuestros valores personales y con lo que realmente queremos conseguir en la vida.

En esta primera etapa, las sesiones de coaching se centran en fijar objetivos realistas que estén alineados con los valores reales de nuestros clientes.

Paso 2: Fijar una meta

Cuando ya sabemos qué objetivo queremos alcanzar tenemos que concretarlo lo máximo posible.

Supongamos que tu objetivo es “quiero crecer a nivel profesional”. Este objetivo es ambiguo y muy genérico. Por lo que es muy difícil fijar una estrategia para alcanzarlo.

Una forma de concretar este objetivo puede ser “quiero ser el próximo jefe del departamento de ventas en dos años”. Este objetivo es mucho más concreto y nos permite fijar una estrategia para conseguirlo en un tiempo determinado.

Paso 3: Identificar las tareas que debes realizar para alcanzar tu objetivo

En esta etapa, nuestros clientes suelen necesitan varias sesiones de coaching para concretar las tareas que necesitan realizar para alcanzar su objetivo final.

En tu día a día, seguramente tengas que realizar muchas tareas. Sin embargo no todas las tareas son igual de importantes.

Una vez que has identificado tu objetivo, debes de tener claras cuáles son las tareas importantes para poder alcanzar tu meta.

Tus tareas deben de servir para acercarte a tu meta final. Para ello, hay que identificar las importantes y urgentes, y separarlas del resto de tareas.

Para hacer este ejercicio, solemos usar con nuestros clientes la matriz de Eisenhower. Si quieres saber más sobre la matriz de Eisenhower puedes leer este artículo.

Paso 4: Planificar las tareas a lo largo del día

Cuando ya tenemos claras las tareas que tenemos realizar, toca ponerse manos a la obra.

En esta etapa es importante saber cómo estamos trabajando actualmente. Para ello aconsejamos a nuestros clientes que rellenen un registro de actividad diario.

Este registro consiste en apuntar durante una semana lo que haces durante el tiempo que estás en el trabajo.

En una hoja, se anota en el margen derecho la jornada laboral en intervalos de una hora. Después se programa una alarma para que suene cada hora. Cuando salta la alarma, hay que anotar en la hoja lo que se ha hecho durante la última hora.

Hoja de papel titulada registro de actividad. En el margen izquierdo aparen un horario de 9 a 18 horas con un intervalo de una hora. Al lado de la hora aparece un ejemplo de lo que una persona ha hecho en el trabajo. La derecha aparece un icono de un móvil con una alarma

Este ejercicio nos permite descubrir dónde se nos va más tiempo y si realmente estamos dedicando el tiempo que necesitamos a los proyectos importantes y urgentes.

Paso 5: Medir resultados y corregir estrategias

Cuando fijamos un objetivo y los pasos para conseguirlo, debemos de estar seguros de que la estrategia que hemos planteado es la correcta. Por eso, es aconsejable medir regularmente los resultados.

Si la estrategia que estamos siguiendo nos permite acercarnos a nuestro objetivo final, podemos continuar con nuestro plan.

Sin embargo, si a pesar de trabajar en las metas intermedias, no conseguimos alcanzar el objetivo final, tenemos que ser lo suficientemente flexibles como para buscar estrategias alternativas.

En este artículo hemos querido resumir los pasos más básicos que hay que seguir para hacer una buena planificación del tiempo.

Sin embargo hay muchos más elementos a tener en cuenta, como por ejemplo, tener en cuenta que depende de nosotros y que depende de las personas de nuestro equipo.

Nuestras sesiones de Coaching ejecutivo siempre se suelen incluir, en mayor o menor medida, estrategias de planificación del tiempo.

Si quieres saber más sobre nuestros servicios de coaching Ejecutivo, puedes contactarnos a través de nuestro formulario o visitar nuestra web.

Ahora nos gustaría leerte en los comentarios. ¿Tu planificación del tiempo está ligada a tus objetivos reales?¿Tienes tiempo suficiente para realizar tu trabajo sin que interfiera en tu vida tu privada?

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